Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass der Arbeitgeber Entgeltabrechnungen auch über ein digitales Mitarbeiterpostfach zum Abruf durch den Arbeitnehmer zur Verfügung stellen darf. Die vorgeschriebene Textform wird dadurch gewahrt.

In dem konkret entschiedenen Fall war in einer Konzernbetriebsvereinbarung über die Einführung und Anwendung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs geregelt, dass alle Personaldokumente, insbesondere Entgeltabrechnungen, über einen externen Anbieter in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden und von den Beschäftigten über einen passwortgeschützten Online-Zugriff abrufbar sind. Sofern für Beschäftigte keine Möglichkeit besteht, über ein privates Endgerät auf die im digitalen Mitarbeiterpostfach hinterlegten Dokumente zuzugreifen, hat der Arbeitgeber zu ermöglichen, die Dokumente im Betrieb einzusehen und auszudrucken. Auf Grundlage der Konzernbetriebsvereinbarung stellte der beklagte Arbeitgeber Entgeltabrechnungen nur noch elektronisch zur Verfügung. Dem widersprach die Klägerin und verlangte vom Arbeitgeber, für sie weiterhin Abrechnungen in Papierform zu erstellen und ihr diese zu übersenden.

Dem erteilte das BAG laut einer aktuellen Pressemitteilung vom 28. Januar 2025 eine Absage. Rechtsgrundlage für die Pflicht des Arbeitgebers zur Erteilung einer Entgeltabrechnung ist § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“ Aus Sicht des BAG wird diese Pflicht durch die Bereitstellung der Entgeltabrechnung in einem digitalen Mitarbeiterpostfach zur Einsicht durch den jeweiligen Arbeitnehmer grundsätzlich erfüllt. Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Abrechnung seines Entgelts ist eine sog. Holschuld, die der Arbeitgeber erfüllen kann, ohne für den Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich zu sein. Es genügt, dass er die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt. Hierbei hat er zwar den berechtigten Interessen der Beschäftigten, die privat nicht über die Möglichkeit eines Online-Zugriffs verfügen, Rechnung zu tragen. Dies wird aber durch die Einräumung der Möglichkeit der Arbeitnehmer, ihre Abrechnungen im Betrieb einzusehen und auszudrucken, gewährleistet.

Die mittlerweile weitläufige betriebliche Praxis, den Beschäftigten Entgeltabrechnungen digital zum Download zur Verfügung zu stellen, wurde damit im Grundsatz höchstrichterlich bestätigt.