Nehmen an der Gesellschafterversammlung einer GmbH nicht alle Gesellschafter teil, ist gegenüber dem Registergericht darzulegen und durch Vorlage entsprechender Unterlagen nachzuweisen, dass die nichterschienenen Gesellschafter ordnungsgemäß geladen worden sind. Die Erklärung in der Gesellschafterversammlung, dass alle Gesellschafter ordnungsgemäß geladen worden sind, reicht nicht.

(KG Berlin, Beschluss vom 20.02.2025, 22 W 4/25)

Sachverhalt

Der Anmeldung zweier neuer Geschäftsführer war das Protokoll der Gesellschafterversammlung beigefügt. In diesem hieß es u.a., dass die Gesellschafterversammlung form- und fristgerecht mittels eingeschriebenen Briefes am 04.12.2024 unter Mitteilung der Tagesordnung sämtlichen Gesellschaftern gegenüber einberufen worden sei. An der Gesellschafterversammlung nahm nur der Mehrheitsgesellschafter teil, nicht jedoch der weitere in der Gesellschafterliste geführte Gesellschafter.

Das Registergericht beanstandete den bei der Anmeldung nicht vorgelegten Nachweis der Ladung aller Gesellschafter und forderte Vorlage des Nachweises, alternativ Vorlage der Genehmigung des Beschlusses durch den nichtanwesenden Gesellschafter.

Entscheidung

Im Beschwerdeverfahren bestätigte das KG die Sichtweise des Registergerichts:

Eine wirksame Bestellung der zur Eintragung angemeldeten Geschäftsführer setze voraus, dass alle Gesellschafter wirksam zur Gesellschafterversammlung geladen worden seien. Im Anwendungsbereich des § 39 Abs. 2 GmbHG sei es dabei nicht ausreichend, zur Glaubhaftmachung der zugrunde liegenden Tatsachen sich lediglich auf die bloße Behauptung im Versammlungsprotokoll zu berufen, wonach die Gesellschafterversammlung form- und fristgerecht mittels eingeschriebenen Briefes unter Mitteilung der Tagesordnung sämtlichen Gesellschaftern gegenüber einberufen worden sei.

Die genannte Vorschrift mache deutlich, dass bei der Eintragung einer Person als Geschäftsführer gerade nicht die bloße Behauptung der einzutragenden Tatsache durch die (hier sogar erst neu bestellten Geschäftsführer) in der Anmeldung ausreiche, wie dies beispielsweise bei der Anmeldung eines Prokuristen genügen würde. Um die Richtigkeit der einzutragenden Tatsache zu gewährleisten und keine Zweifel am Vorliegen der tatsächlichen Voraussetzungen zu wecken, sei ein darüber hinausgehender urkundlicher Nachweis erforderlich. Dieser urkundliche Nachweis könne aber nicht einfach dadurch erbracht werden, dass die bloße Behauptung, es sei ordnungsgemäß geladen worden, in dem Beschluss der Gesellschafterversammlung abgegeben werde.

Auch dort reiche eine reine Behauptung nicht aus. Die Ladung der Mitgesellschafter sei vielmehr mittels einer „Urkunde“ im Sinne des § 39 Abs. 2 GmbHG glaubhaft zu machen, mithin durch Vorlage eines geeigneten urkundlichen Ladungsnachweises. Ohne diesen urkundlichen Nachweis bestehe damit, wie die genannte Vorschrift deutlich mache, Zweifel an der Richtigkeit der mitgeteilten Tatsachen, die Grundlage der Anmeldung seien.

Im Ergebnis lag damit ein Eintragungshindernis vor, das durch Vorlage geeigneter Ladungsnachweise behoben werden kann. Kann dieser Nachweis nicht geführt werden, ist die Eintragung abzulehnen.

Hinweis

Im Rahmen der Anmeldung über die Änderung in der Person des Geschäftsführers der Gesellschaft sollte also als Nachweis nicht nur eine Dokumentation des Gesellschafterbeschlusses vorgelegt werden, sondern auch ein Nachweis darüber, dass die nicht erschienenen Gesellschafter ordnungsgemäß zur Versammlung geladen worden sind. Auf einen solchen Ladungsnachweis kann indes verzichtet werden, wenn alle Gesellschafter anwesend sind und sich vorbehaltlos an der Beschlussfassung beteiligen. Vorsorglich sollte im Gesellschafterbeschluss auf die Einhaltung jeglicher Form und Frist einer Ladung verzichtet werden.