FAQ – Häufige Fragen zur Betriebsprüfung der DRV
- Auf welcher Grundlage prüft die Deutsche Rentenversicherung Unternehmen?
Rechtliche Grundlage der Betriebsprüfung ist §28p Sozialgesetzbuch (SGB) IV und die Ergänzungen durch die Beitragsverfahrensordnung (§ 7 ff. BVV).
Insbesondere die Einzelheiten zum Ablauf beim Arbeitgeber sind in der BVV weiter ausgestaltet.
- Wer führt die sozialrechtlichen Betriebsprüfungen durch?
Die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) führt mit Abstand die meisten Sozialversicherungsprüfungen durch. Weiterhin prüfen die Rentenversicherungen der Länder ebenfalls die Betriebe und Unternehmen auf ordnungsgemäße Abführung von Sozialbeiträgen. Entscheidend ist dabei die Arbeitgeber-Betriebsnummer der Agentur für Arbeit (Prüfziffern endet 0 bis 4 dann DRV; Prüfziffern endet 5 bis 9 Rentenversicherungen der Länder).
Von der Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See werden abweichend die Betriebe mit knappschaftlich rentenversicherungspflichtigen Arbeitnehmern überprüft.
In Sonderfällen, z.B. Schwarzarbeitsbekämpfung, wird durch das Hauptzollamt eine Prüfung vorgenommen. Das Hauptzollamt übergibt für die Berechnung einer möglichen Nachforderung regelmäßig die Sache an die DRV.
- Wie häufig erfolgen die Betriebsprüfungen der DRV?
Die Rentenversicherungsträger führen gemäß § 28p Abs. 1 SGB IV für jeden Betrieb mindestens alle vier Jahre eine Betriebsprüfung durch (Regelprüfung).
Darüber hinaus kann in besonderen Fällen, z.B. auf Antrag des Arbeitgebers oder bei strafrechtlichen Verdachtsmomenten, eine weitere Betriebsprüfung stattfinden (Anlassprüfung).
- Woher erfahre ich vom Beginn der Prüfung der DRV?
Die Prüfung erfolgt grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung. Die Ankündigung muss spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen. In der Praxis erfolgt die Ankündigung durch die DRV weit im Voraus.
Wenn der Zweck der Prüfung jedoch vereitelt werden würde, kann auch ohne eine Ankündigung sofort mit den Prüfungen begonnen werden. Die ist vor allem bei Fällen der Schwarzarbeit oder illegalen Beschäftigungen der Fall.
- Kann ich aus früheren Prüfungen der DRV Vertrauensschutz geltend machen?
Bisher nicht beanstandete aber in früheren Prüfzeiträumen bereits gegebene Sachverhalte begründen keinen Vertrauensschutz.
Es ist rechtlich sogar möglich, dass der Prüfer bereits abgeschlossene Prüfzeiträume erneut prüft, soweit keine Verjährung gegeben ist.
Nach ständiger Rechtsprechung der Sozialgerichte begründen Betriebsprüfungen der DRV, die ohne Beanstandungen abgeschlossen wurden, keinen Vertrauensschutz (z.B. Bundessozialgericht, Urteil vom 19.09.2019 – B 12 R 25/18 R -). Eine Ausnahme ist nur dann gegeben, wenn der Bescheid der DRV zur Betriebsprüfung ausdrücklich Ausführungen zum Sachverhalt enthält. In der Praxis kann es auch ausreichend sein, anderweitige Unterlagen vorzulegen. Dies ist jedoch sehr stark vom Einzelfall abhängig.
- Was prüft die DRV in der sozialrechtlichen Betriebsprüfung?
Bei der Betriebsprüfung der DRV wird überprüft, ob die Arbeitgeber im Rahmen der Entgeltabrechnung für ihre Beschäftigten Beiträge, Umlagen und Abgaben richtig berechnet und abgeführt haben. So werden die
- Beiträge zu den Sozialversicherungen (Kranken-; Pflege, Arbeitslosen- und Rentenversicherung)
- Umlagen zu Entgeltfortzahlungen bei Krankheit und bei Mutterschaftsgeld
- Zahlungen für die Künstlersozialabgabe
- Zahlungen für die Insolvenzgeldumlage
- Zahlungen für die Unfallversicherungen
überprüft. Die Prüfungen sind dabei nicht allumfassend, sondern auf Stichproben begrenzt.
Regelmäßig führen die Überprüfungen der Beschäftigungsverhältnisse, z.B. bei Scheinselbstständigkeit, zu hohen Nachforderungen von Sozialbeiträgen.
Seit ca. 01.01.2022 erfolgt in jeder Betriebsprüfung der DRV die sozialrechtliche Bewertung aller im Betrieb tätigen Ehegatten, Lebenspartner und Abkömmlinge des Arbeitgebers. Auch werden seit 01.01.2022 in allen Betriebsprüfungen der DRV mitarbeitenden Gesellschafter und Geschäftsführer einer GmbH oder Unternehmergesellschaft (Mini-GmbH oder UG) sozialrechtlich bewertet.
Nach § 10 Abs. 2 BVV ist der Arbeitgeber verpflichtet, Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden dem Prüfer der Rentenversicherung vorzulegen. Die DRV überprüft dann, ob der Arbeitgeber eigenständig und ohne weitere Aufforderung zeitnah zum Prüfbericht alle sozialrechtlichen Konsequenzen zutreffend gezogen hat.
- Muss in der sozialrechtlichen Betriebsprüfung mitwirken?
In der sozialrechtlichen Betriebsprüfung besteht eine aktive Mitwirkungspflicht.
Die DRV hat die Möglichkeit der Einsicht in alle Entgeltunterlagen und in die Daten der Finanzbuchhaltung (§ 11 Abs. 2 BVV). Die Prüfer der DRV können alle Angaben und Unterlagen anfordern, die für die sozialrechtliche Überprüfungen der Entgeltabrechnungen notwendig sind.
Dies bezieht sich insbesondere auch auf Sachverhalte, für die bisher gar keine Sozialbeiträge abgeführt wurden (z.B. das Buchungskonto „Fremdleistungen“). Es werden dann regelmäßig umfangreiche Fragebögen an den Auftragnehmer (SUB-Unternehmer) und an den Auftraggeber übermittelt.
Hier sollte unbedingt vor der Beantwortung und Rücksendung an die DRV fachkundiger Rat eingeholt werden. In der Praxis werden diese Fragebögen – mangels Verständnis und Fachkenntnisse – nicht selten irrtümlich unrichtig ausgefüllt. Dies hat in der Praxis weitreichende negative Folgen für den Auftraggeber.
- Muss ich die Betriebsprüfung der DRV in meinen Betrieb durchführen?
Der Arbeitgeber muss die Prüfungen der DRV nicht in seinem Betrieb durchführen, soweit er ein Lohnbüro oder Steuerberater für die Löhne und Gehälter mit der Abrechnung der Sozialbeiträge beauftragt hat. In der Praxis finden fast alle Prüfungen beim Steuerberater oder Lohnbüro statt. Zunehmend erfolgt die Prüfung der Sozialbeiträge rein elektronisch.
- Kann die Rentenversicherung entscheiden, ohne den Fall mit mir zu besprechen?
Nach Gesetz ist vor jeder Entscheidung einer Behörde, die in die Rechte des Arbeitgebers eingreift, die Möglichkeit der Stellungnahme zu geben. Im Rahmen der Betriebsprüfung der DRV findet regelmäßig eine Schlussbesprechung statt. Teilweise wird auch eine förmliche Anhörung mit Festsetzung einer Stellungnahmefrist erteilt.
- Welche Folgen kann eine Betriebsprüfung der DRV haben?
Der Abschluss des Prüfverfahrens erfolgt durch Bescheid. In diesem Bescheid setzt die DRV eine konkrete Summe als Nachforderung fest, wenn nach ihrer Auffassung nicht alle gesetzlichen Sozialbeiträge und Abgaben gezahlt wurden.
Die Geltendmachung dieser Nachforderung erfolgt demgegenüber durch die gesetzlichen Krankenkassen als Einzugsstellen. Daher ist eine Ratenzahlung mit der gesetzlichen Krankenkasse und nicht mit der DRV abzuschließen.
Gegen den Bescheid der DRV kann Widerspruch eingelegt werden. Der Widerspruch hat jedoch keine aufschiebende Wirkung. Dies bedeutet, dass eine Nachforderung – trotz eines eingelegten Widerspruch – gezahlt werden muss.
Zunehmend ist zu verzeichnen, dass die DRV nicht nur Nachforderungen von Sozialbeiträgen sondern auch zusätzlich Säumniszuschläge festsetzt. Die Säumniszuschläge betragen dabei 12 % pro Jahr. Säumniszuschläge kommen z.B. in Betracht:
- unterschiedliche Behandlung vergleichbare Sachverhalte (z.B. SUB-Unternehmer und Arbeitnehmer gleichzeitig für ähnliche Tätigkeiten)
- Scheinselbständigkeit in typischen Branchen (z.B. selbständiger LKW-Fahrer ohne LKW)
- unrichtige Abrechnung typischer Lohnbestandteile (z.B. Zuschläge Sonn- und Feiertag)
- fehlende sozialrechtliche Auswertung der Prüfberichte der Finanzbehörden
- Fälle von Schwarzarbeit
Für Säumniszuschläge ist ein vorsätzliches Handeln erforderlich.
- Für wie lange kann die Rentenversicherung Beiträge nachfordern?
Die Verjährung von Ansprüchen auf Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen beträgt regelmäßig 4 Jahre. Dabei beginnt die Verjährung mit Ablauf des Kalenderjahres (z.B. Beiträge aus 2021 – Beginn der Verjährung: 01.01.2022 und Ende der Verjährung: 31.12.2025).
Soweit die DRV ein vorsätzliches Handeln annimmt, gilt nach §25 Abs. 1 SGB IV eine Verjährung von 30 Jahren.
- Wo finde ich fachkundige Hilfe bei einer Betriebsprüfung der DRV?
Es wird fachkundige Unterstützung von spezialisierten Anwälten dringend angeraten.
Wir helfen Ihnen gerne – bundesweit!
